Aufbewahrung und Löschung

Diese Seite erklärt, wie lange Tenew Daten aufbewahrt und wann sie automatisch gelöscht werden. Sie gehört zum Auftragsverarbeitungsvertrag und zur Datenschutzerklärung.

Bewerbungen

Wie lange Bewerbungen aufbewahrt werden, hängt davon ab, ob die Vermietung abgeschlossen wird, also ob Sie einen neuen Mieter auswählen.

• Die Vermietung wird nicht abgeschlossen: 180 Tage (etwa 6 Monate) nach dem Start der Vermietung löscht Tenew alle Bewerbungen dieser Vermietung.
• Die Vermietung wird abgeschlossen: Alle nicht ausgewählten Bewerber bekommen sofort eine Absage. 120 Tage (etwa 4 Monate) nach dieser Absage löscht Tenew ihre Bewerbungen. Die Frist gibt Ihnen Zeit, Ihre Auswahl zu belegen, falls ein abgelehnter Bewerber Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend macht; das geht innerhalb von zwei Monaten.
• Der ausgewählte Bewerber (neuer Mieter): Seine Bewerbung ist von der automatischen Löschung ausgenommen, denn mit ihm kommt ein Mietverhältnis zustande. Möchten Sie seine Daten löschen lassen, schreiben Sie uns über „Hilfe und Support“.
• Eine abgeschlossene Vermietung wird wieder geöffnet: Dann gilt wieder die Frist für nicht abgeschlossene Vermietungen, gerechnet ab dem Start der Vermietung. Ist sie schon abgelaufen, werden die Bewerbungen beim nächsten Durchlauf gelöscht, ohne weitere Erinnerung.

Gelöscht werden die Selbstauskunft, hochgeladene Nachweise mit ihren Dateien, Terminbuchungen und die Einträge im Verlauf, die den Bewerber nennen.

Erinnerung vor der Löschung

14 Tage vor der Löschung bekommen Sie eine E-Mail, damit Sie Unterlagen rechtzeitig sichern können. Hat ein Bewerber noch einen Besichtigungstermin in der Zukunft, sagt Tenew ihm diesen Termin vor der Löschung ab.

Protokolle von Abnahme und Übergabe

Abgeschlossene Protokolle, Fotos und Unterschriften bleiben gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Sie belegen den Zustand der Wohnung, und Ansprüche aus dem Mietverhältnis können noch Jahre später entstehen. Sie können die Löschung über „Hilfe und Support“ veranlassen.

Weitere Daten

• Kopien versendeter E-Mails: Tenew speichert jede versendete E-Mail mit Empfänger, Betreff und Inhalt, um eine fehlgeschlagene Zustellung wiederholen und den Versand belegen zu können. Die Kopien an einen Bewerber werden zusammen mit seiner Bewerbung gelöscht, alle Kopien spätestens nach 180 Tagen. Im Versandregister bleibt danach nur ein Vermerk ohne Empfängeradresse, damit dieselbe E-Mail nicht doppelt verschickt wird.
• Anfragen an den Support: 90 Tage nach dem Schließen der Anfrage, samt Anhängen.
• Technische Ereignisprotokolle: 12 Monate. Sie enthalten keine E-Mail-Adressen.
• Serverprotokoll: Das technische Protokoll des Servers hält fest, welche E-Mail an welche Adresse versendet wurde. Es wird nach 120 Tagen gelöscht.
• Anmeldung: Eine Sitzung endet spätestens 30 Tage nach der letzten Nutzung, beim Abmelden sofort.
• Sicherungskopien: Tenew sichert die Daten täglich. Die Kopien werden auf dem Server 14 Tage und beim externen Speicherdienst 30 Tage aufbewahrt und danach überschrieben. Zum externen Speicherdienst gehen die Kopien nur verschlüsselt. Vor Wartungsarbeiten legt Tenew zusätzlich eine Sicherung der Datenbank an, die auf dem Server bis zu 90 Tage aufbewahrt wird. Bis dahin können gelöschte Daten noch in diesen Kopien enthalten sein.
• Rechnungen: 10 Jahre, so verlangt es das Steuerrecht.

Nach dem Ende Ihres Vertrags

Endet Ihr Vertrag, löschen wir die Daten Ihres Kontos, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Laden Sie vorher herunter, was Sie behalten möchten, etwa die Protokolle als PDF.